Cahier de consignes¶
Le Cahier de consignes est le coeur de la communication inter-équipes de votre établissement. Il centralise l'information et simplifie la transmission des instructions entre vos équipes, quel que soit le service ou le shift.
En un seul espace, vous gagnez en rapidité avec l'envoi instantané des consignes, en clarté grâce à l'ajout d'images, de pièces jointes et de catégories, et en efficacité grâce aux rappels, à la planification et au suivi des lectures.
Fonctionnalités¶
- Ajout d'une image ou d'une pièce jointe
- Mentionner un ou plusieurs collaborateurs
- Créer des catégories avec choix d'accès selon les collaborateurs
- Programmer ou dupliquer une consigne sur un ou plusieurs jours
- Ajouter des rappels
- Épingler des consignes importantes
- Fil de discussion sur chaque consigne
- Historique des consignes effectuées
- Afficher les personnes qui ont lu la consigne
Vue d'ensemble¶
Chaque établissement dispose d'un cahier de consignes partagé, organisé en catégories (Réception, Étage, Spa, Direction...). Les membres de l'équipe peuvent y poster des consignes, les commenter et confirmer leur lecture.
Catégories¶
Les consignes sont classées par catégories pour faciliter la navigation.
Types de catégories¶
| Type | Description |
|---|---|
| Publique | Visible par tous les membres de l'établissement |
| Privée | Visible uniquement par certains groupes de l'équipe |
Un administrateur gère la création et la configuration des catégories.
Consignes¶
Créer une consigne¶
- Dans la barre latérale, cliquez sur Cahier de consignes.
- Sélectionnez la catégorie souhaitée.
- Cliquez sur le bouton Nouvelle consigne.
- Remplissez le formulaire :
- Contenu — le texte de la consigne (mise en forme disponible)
- Date — la date à laquelle la consigne s'applique
- Récurrence — si la consigne est répétitive (quotidienne, hebdomadaire, etc.)
- Pièce jointe — un fichier ou document si nécessaire
- Cliquez sur Enregistrer.
Options d'une consigne¶
| Option | Description |
|---|---|
| Épingler | Mise en avant en haut de la liste |
| Alerte | Signalement urgent, indicateur visuel rouge |
| Lecture obligatoire | Les membres doivent confirmer avoir lu la consigne |
| Mentionner un membre | Notifie directement un collègue |
Consignes récurrentes¶
Vous pouvez créer des consignes qui se répètent automatiquement :
- Quotidien — apparaît chaque jour
- Hebdomadaire — par exemple chaque lundi
- Mensuel — le même jour chaque mois
- Personnalisé — selon une règle de récurrence avancée
Exemple concret
"Vérifier le stock de serviettes chaque lundi matin" — créez une consigne avec une récurrence hebdomadaire le lundi.
Lecture obligatoire¶
Lorsqu'une consigne est marquée Lecture obligatoire, chaque membre concerné doit confirmer sa lecture en cliquant sur le bouton J'ai lu.
Un suivi visuel indique quels membres ont confirmé la lecture.
Important
Une consigne à lecture obligatoire reste visible et signalée tant que vous ne l'avez pas confirmée.
Commentaires¶
Chaque consigne peut être commentée pour poser des questions ou apporter des précisions.
- Cliquez sur Commenter sous la consigne.
- Répondez directement à un commentaire pour créer un fil de discussion.
Marquer comme fait¶
Lorsque la tâche décrite dans une consigne est accomplie, cliquez sur Marquer comme fait. Votre nom et l'heure de complétion sont enregistrés.
Pièces jointes¶
Vous pouvez joindre des fichiers à une consigne : procédures, photos, documents de référence. Les formats acceptés incluent PDF, images et documents Office.
Événements¶
En plus des consignes, le cahier de consignes intègre un calendrier d'événements pour signaler des rendez-vous, arrivées VIP ou événements importants liés à l'établissement.
Créer un événement¶
- Dans le cahier de consignes, accédez à l'onglet Événements.
- Cliquez sur Nouvel événement.
- Renseignez :
- Titre de l'événement
- Date et heure de début et de fin
- Récurrence (si l'événement se répète)
- Cliquez sur Enregistrer.
Les événements récurrents sont générés automatiquement selon la règle définie.
Conseils d'utilisation¶
Bonnes pratiques
- Rédigez des consignes courtes et actionnables.
- Utilisez les alertes avec parcimonie pour conserver leur impact.
- Épinglez uniquement les consignes qui restent pertinentes sur plusieurs jours.
- Archivez les consignes obsolètes pour ne pas encombrer la liste.