Cahier de consignes¶
Le Cahier de consignes est le coeur de la communication inter-équipes de votre établissement. Il reproduit les forces du cahier papier tout en ajoutant la planification, la récurrence et le suivi des lectures. En un seul espace, vous transmettez les arrivées VIP du jour, les événements importants, les instructions inter-services et toute information que vos collègues doivent connaître à leur prise de poste.
Inclus dans l'abonnement de base
Le Cahier de consignes est disponible pour tous les abonnés Front Desk, sans activation supplémentaire.
Cahier de consignes ou Checklists ?
Ces deux modules ne s'utilisent pas de la même façon.
Le Cahier de consignes est conçu pour la communication : transmettre une information, une instruction ponctuelle ou récurrente à vos collègues. Une consigne peut être lue, commentée, marquée comme faite, épinglée sur le tableau de bord. C'est un flux de messages, pas une liste de tâches à cocher.
Les Checklists sont conçues pour les procédures standardisées : ouverture, fermeture, nettoyage, vérification de sécurité. Chaque tâche est cochée individuellement, l'historique de validation est tracé. C'est le bon outil quand vous avez un protocole fixe à respecter étape par étape.
En résumé : utilisez le cahier de consignes pour dire "pensez à...", et les checklists pour formaliser "faites dans l'ordre...".
Guide complet
Cette page présente toutes les fonctionnalités du module. Sur l'application, un bouton d'information en haut de chaque page ouvre un résumé contextuel.
Fonctionnalités¶
- Poster, modifier et supprimer une consigne
- Programmer une consigne sur un ou plusieurs jours, avec récurrence (quotidienne, hebdomadaire, etc.)
- Filtrer les consignes par date via le calendrier de la barre d'outils
- Épingler une consigne pour la mettre en avant sur le tableau de bord
- Marquer une consigne comme faite
- Marquer une consigne comme lue
- Mentionner un ou plusieurs collaborateurs
- Joindre une image ou un fichier
- Commenter une consigne (fil de discussion)
- Créer des catégories avec accès restreint par membre
- Rechercher dans toutes les consignes depuis la création du compte
Vue d'ensemble¶
Chaque établissement dispose d'un cahier de consignes partagé, organisé en catégories (Réception, Étage, Spa, Direction...). Les membres de l'équipe peuvent y poster des consignes, les commenter et confirmer leur lecture.
Catégories¶
Les consignes sont classées par catégories pour faciliter la navigation.
| Type | Description |
|---|---|
| Publique | Visible par tous les membres de l'établissement |
| Privée | Visible uniquement par les membres explicitement assignés à la catégorie |
Un administrateur gère la création et la configuration des catégories. Créez dès le départ des catégories qui correspondent à vos services (Réception, Étages, Technique, Direction...).
Consignes¶
Créer une consigne¶
- Dans la barre latérale, cliquez sur Cahier de consignes.
- Sélectionnez la catégorie souhaitée.
- Cliquez sur le bouton Nouvelle consigne.
- Remplissez le formulaire :
- Contenu : le texte de la consigne (mise en forme disponible)
- Date : la date à laquelle la consigne s'applique
- Récurrence : si la consigne est répétitive (quotidienne, hebdomadaire, etc.)
- Pièce jointe : un fichier ou une image si nécessaire
- Cliquez sur Enregistrer.
Actions disponibles sur une consigne¶
| Action | Description |
|---|---|
| Marquer comme fait | Indique que la tâche décrite dans la consigne a été accomplie. Le nom du membre et l'heure de complétion sont enregistrés. |
| Épingler | Met la consigne en avant sur le tableau de bord. Réservé aux consignes importantes qui doivent rester visibles entre plusieurs shifts. |
| Marquer comme lu | Confirme que vous avez pris connaissance de la consigne. La liste des lecteurs est visible sur la carte. |
| Mentionner un collègue | Envoie une notification directe à un ou plusieurs membres de l'équipe. Utilisez @ suivi du nom dans le contenu de la consigne. |
| Modifier / Supprimer | Disponible pour l'auteur de la consigne et pour chaque membre administrateur. |
Consignes épinglées¶
Les consignes épinglées apparaissent en évidence sur le tableau de bord de l'établissement, dans une section dédiée visible par tous les membres concernés.
Épinglez une consigne lorsqu'elle doit rester visible sur plusieurs jours ou shifts : une information de direction importante, un événement en cours, une procédure temporaire.
Pour épingler : ouvrez une consigne et cliquez sur l'icône Épingler. Pour retirer l'épingle, cliquez de nouveau sur cette icône.
Ce que vous voyez sur une carte consigne¶
Chaque consigne affiche :
- Le nom de l'auteur et la date à laquelle elle a été postée (et non la date pour laquelle elle est programmée)
- La liste des membres qui ont marqué comme lu
- Les actions disponibles : modifier et supprimer (visibles pour l'auteur et les administrateurs uniquement)
Planification et récurrence¶
Le cahier de consignes reprend les forces du cahier papier : il est possible de programmer une consigne pour un ou plusieurs jours, voire avec une récurrence automatique. Ainsi, une consigne peut être définie une seule fois et apparaître automatiquement chaque jour, chaque semaine ou selon une règle personnalisée.
Exemples de récurrence :
| Type | Exemple |
|---|---|
| Quotidien | "Vérifier la température du frigo chaque matin" |
| Hebdomadaire | "Réunion d'équipe chaque lundi à 9h" |
| Mensuel | "Inventaire du bar le 1er de chaque mois" |
| Personnalisé | "Les lundis et jeudis, rappel de sortie des poubelles" |
Filtrer par date¶
Utilisez le calendrier disponible dans la barre d'outils pour filtrer les consignes selon la date souhaitée. Cliquez sur un jour pour afficher uniquement les consignes programmées pour ce jour.
Outil de recherche¶
L'outil de recherche vous permet de retrouver des mots-clés dans toutes vos consignes postées depuis la création du compte. Saisissez un terme dans la barre de recherche en haut de la liste : le résultat couvre l'intégralité de l'historique.
Commentaires¶
Chaque consigne peut être commentée pour poser des questions ou apporter des précisions.
- Cliquez sur Commenter sous la consigne.
- Répondez directement à un commentaire pour créer un fil de discussion.
Pièces jointes¶
Vous pouvez joindre des fichiers à une consigne : procédures, photos, documents de référence. Les formats acceptés incluent PDF, images et documents Office.
Application mobile¶
L'application mobile vous permet de consulter et de poster des consignes depuis votre téléphone. Certaines fonctionnalités avancées (planification récurrente, gestion des catégories) sont disponibles uniquement sur la version web. Globalement, l'application mobile est une application compagnon et ne dispose pas de toutes les options de la version web.
Conseils d'utilisation¶
Bonnes pratiques
- Rédigez des consignes courtes et actionnables.
- Épinglez uniquement les consignes qui restent pertinentes sur plusieurs jours.
- Utilisez les mentions @ pour alerter directement les personnes concernées.
- Créez des catégories dès le départ pour structurer vos échanges par service.