Registre d'objets trouvés¶
Le Registre d'objets trouvés permet de centraliser, suivre et restituer facilement tous les objets oubliés par vos clients. Accessible sur mobile et ordinateur, il simplifie le travail de votre équipe grâce à l'ajout de photos en un clic, l'enregistrement des coordonnées clients et un suivi clair de chaque restitution.
Fonctionnalités¶
- Ajout de photos via le téléphone ou le site web
- Date de mise en stock et rappel lors du dépassement de la date légale
- Checklist pour suivre le rendu de l'objet trouvé
- Création automatique d'e-mail pour informer le client
- Historique des objets rendus et déstockés
Vue d'ensemble¶
Lorsqu'un membre de l'équipe trouve un objet, il le déclare dans le registre. L'objet est alors tracé tout au long de son cycle de vie : découverte, stockage, notification du client, restitution ou déstockage.
Déclarer un objet trouvé¶
- Dans la barre latérale, cliquez sur Objets trouvés.
- Cliquez sur le bouton Nouvel objet.
- Remplissez le formulaire :
- Description — décrivez l'objet avec précision (marque, couleur, caractéristiques)
- Lieu de découverte — chambre, couloir, restaurant, parking...
- Lieu de stockage — où l'objet est conservé (local objets trouvés, réception...)
- Date de découverte — date à laquelle l'objet a été trouvé
- Client — nom du client si identifié
- E-mail / Téléphone — coordonnées de contact si connues
- Photo — joignez une photo de l'objet
- Notes — toute information complémentaire utile
- Cliquez sur Enregistrer.
Photo recommandée
Une photo de l'objet facilite son identification par le client lors d'une demande, et constitue une preuve en cas de litige.
Cycle de vie d'un objet¶
Découverte → Stockage → Notification client → Restitution ou Déstockage
| Étape | Action dans Front Desk |
|---|---|
| Découverte | Créer la fiche objet |
| Identification | Ajouter les coordonnées du client |
| Notification | Marquer le client comme notifié |
| Restitution | Marquer l'objet comme restitué |
| Envoi postal | Indiquer l'envoi par colis |
| Déstockage | Archiver l'objet après la période de conservation |
Notifier le client¶
Lorsque vous identifiez le propriétaire d'un objet :
- Ouvrez la fiche de l'objet.
- Renseignez les coordonnées du client (si ce n'est pas déjà fait).
- Contactez le client par téléphone ou e-mail.
- Cochez Client notifié et enregistrez la date de notification.
Restitution d'un objet¶
Lorsque le client récupère son objet :
- Ouvrez la fiche de l'objet.
- Cochez Objet restitué et enregistrez la date de restitution.
Permission requise
La restitution d'un objet peut nécessiter une autorisation spécifique selon les paramètres de votre établissement. Seuls les membres disposant de la permission Valider une restitution peuvent confirmer cette étape.
Envoi par colis¶
Si le client ne peut pas se déplacer, l'objet peut lui être expédié :
- Ouvrez la fiche de l'objet.
- Cochez Colis envoyé et enregistrez la date d'envoi.
Déstockage¶
Un objet non réclamé est éligible au déstockage après 365 jours de conservation. Un rapport hebdomadaire liste automatiquement les objets qui ont atteint cette échéance.
Pour déstocker un objet :
- Ouvrez la fiche de l'objet.
- Cliquez sur Déstocker et confirmez.
Obligation légale
La durée de conservation légale des objets trouvés varie selon la réglementation en vigueur. Vérifiez les règles applicables dans votre pays avant de procéder au déstockage.
Filtres et recherche¶
Sur la liste des objets, vous pouvez filtrer par :
- État (en cours, restitué, déstocké)
- Date de découverte
- Lieu de découverte
- Client notifié (oui / non)
Rapport hebdomadaire¶
Un rapport automatique liste chaque semaine les objets éligibles au déstockage (conservés depuis plus de 365 jours). Ce rapport est envoyé par e-mail aux membres ayant activé cette notification dans leur profil.