Caisse¶
Le module Caisse permet de suivre et d'enregistrer les transactions financières quotidiennes de votre établissement : gestion des sorties de caisse, encaissements et exportation des feuilles de caisse.
Fonctionnalités¶
- Gestion des sorties de caisse et encaissements
- Signature numérique
- Exportation en PDF ou directement en impression
- Historique des feuilles de caisse, sorties de caisse et encaissements
Vue d'ensemble¶
Chaque établissement peut avoir une ou plusieurs caisses enregistreuses. En fin de service, les équipes effectuent une clôture en comptant les espèces et en vérifiant la cohérence des mouvements de la journée.
Caisses¶
Une caisse représente une caisse enregistreuse physique ou un point de caisse de l'établissement.
Chaque caisse est configurée avec :
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Nom | Identifiant de la caisse (ex. : Réception principale, Bar) |
| Fond de caisse | Montant d'ouverture permanent dans la caisse |
| Justificatif obligatoire | Si activé, un reçu est requis pour valider tout retrait |
Retraits (CashOut)¶
Un retrait représente une sortie d'argent de la caisse.
Enregistrer un retrait¶
- Ouvrez le module Caisse.
- Sélectionnez la caisse concernée.
- Cliquez sur Nouveau retrait.
- Renseignez :
- Montant — somme retirée
- Description — motif du retrait (achat de fournitures, avance, etc.)
- Justificatif — joignez un reçu si votre caisse l'exige
- Cliquez sur Enregistrer.
Un responsable peut ensuite valider le retrait pour confirmer sa légitimité.
Encaissements (Payout)¶
Un encaissement représente une entrée d'argent dans la caisse.
Enregistrer un encaissement¶
- Ouvrez le module Caisse.
- Sélectionnez la caisse concernée.
- Cliquez sur Nouvel encaissement.
- Renseignez :
- Montant — somme encaissée
- Commentaire — description de l'encaissement
- Justificatif — document si nécessaire
- Cliquez sur Enregistrer.
Clôture de service¶
La clôture de service est un comptage des espèces effectué en fin de chaque service pour vérifier la cohérence de la caisse.
Services disponibles¶
| Service | Créneau |
|---|---|
| Matin | Service du matin |
| Après-midi | Service de l'après-midi |
| Soir | Service du soir |
| Nuit | Service de nuit |
| Journée | Service en journée complète |
Réaliser une clôture¶
- Ouvrez le module Caisse.
- Cliquez sur Nouvelle clôture.
- Sélectionnez le service correspondant.
- Comptez les espèces en saisissant le nombre de billets et de pièces :
- Billets : 500€, 200€, 100€, 50€, 20€, 10€, 5€
- Pièces : 2€, 1€, 0,50€, 0,20€, 0,10€, 0,05€, 0,02€, 0,01€
- Le total est calculé automatiquement.
- Ajoutez une justification si nécessaire.
- Cliquez sur Enregistrer.
Fenêtre de modification
Une clôture peut être modifiée pendant 15 minutes après sa création. Passé ce délai, elle est verrouillée.
Écart de caisse¶
Le système calcule automatiquement l'écart entre :
Total compté vs Fond de caisse + Encaissements - Retraits
Si un écart est détecté, il est affiché en rouge avec le montant de la différence. Une justification peut être ajoutée pour documenter l'écart.
Validation par un responsable¶
Les retraits et encaissements peuvent être validés par un responsable :
- Dans la liste des mouvements, repérez l'entrée à valider.
- Cliquez sur Valider.
Cette étape est optionnelle selon les procédures de votre établissement.
Signature de clôture¶
Plusieurs membres de l'équipe peuvent cosigner une clôture pour attester du comptage effectué :
- Ouvrez la clôture.
- Cliquez sur Signer.
- Votre nom est ajouté à la liste des signataires.
Conseils d'utilisation¶
Bonnes pratiques
- Effectuez toujours une clôture en fin de service, même si aucun mouvement n'a eu lieu.
- Joignez systématiquement les justificatifs aux retraits pour faciliter les contrôles.
- En cas d'écart récurrent, vérifiez l'adéquation du fond de caisse initial.
- Faites cosigner les clôtures importantes par deux membres de l'équipe.