Maintenance préventive¶
Le module de Maintenance préventive vous permet de gérer l'ensemble de vos équipements, de planifier leur entretien régulier et de suivre les ordres de travail jusqu'à leur clôture.
Module à la carte
La Maintenance préventive est un module optionnel, activé avec le Registre de maintenance. Les deux modules s'activent ensemble. Contactez le support Front Desk pour les activer.
Registre de maintenance ou Maintenance préventive ?
Ces deux modules répondent à des besoins différents et se complètent.
Le Registre de maintenance est orienté réactif : signalement rapide de pannes et suivi des interventions ponctuelles. Aucune configuration préalable requise.
La Maintenance préventive est orientée proactif : vous référencez vos équipements, définissez des planifications d'entretien et suivez des ordres de travail. C'est un outil structuré, proche d'une GMAO, qui nécessite une mise en place initiale. Il est adapté aux établissements qui souhaitent anticiper les pannes plutôt que simplement y réagir.
Guide complet
Cette page présente toutes les fonctionnalités du module. Sur l'application, un bouton d'information en haut de chaque page ouvre un résumé contextuel.
Vue d'ensemble¶
Contrairement au Registre de maintenance qui traite les pannes signalées (maintenance réactive), ce module gère la maintenance planifiée : révisions périodiques, contrôles réglementaires, entretiens préventifs.
Le flux de travail type :
Équipement (Asset) → Planification → Ordre de travail → Intervention → Clôture
Équipements (Assets)¶
Un équipement (asset) représente un bien physique de votre établissement : chaudière, ascenseur, climatiseur, groupe électrogène, alarme incendie...
Créer un équipement¶
- Dans la barre latérale, cliquez sur Maintenance préventive → Équipements.
- Cliquez sur Nouvel équipement.
- Renseignez :
- Nom — nom de l'équipement
- Famille — catégorie (Chaudière, Ascenseur, Climatisation...)
- Localisation — où se trouve l'équipement dans l'établissement
- Numéro de série — référence fabricant
- Marque / Modèle
- Date d'installation
- Équipement parent — si cet équipement est une composante d'un équipement plus large (voir hiérarchie)
- Notes — informations complémentaires
- Cliquez sur Enregistrer.
Hiérarchie des équipements¶
Vous pouvez organiser vos équipements en arborescence parent/enfant pour représenter des systèmes complexes :
Chaudière principale
├── Vanne d'arrêt principale
├── Brûleur
└── Circuit d'expansion
Cela facilite le suivi et le filtrage lors de la planification des interventions.
Documents d'équipement¶
Chaque équipement peut avoir des documents associés :
- Fiche technique et manuel du fabricant
- Certificats de conformité
- Rapports d'inspection
- Contrats de maintenance
Glissez-déposez vos fichiers dans la section Documents de la fiche équipement.
Familles d'équipements¶
Les familles permettent de regrouper les équipements par type pour faciliter la navigation et le filtrage.
Un administrateur gère les familles disponibles (Chaudière, Ascenseur, Climatisation, Alarme incendie, Ventilation...).
Techniciens externes¶
Vous pouvez enregistrer vos prestataires et techniciens externes pour les assigner aux ordres de travail.
Ajouter un technicien externe¶
- Accédez à Maintenance préventive → Techniciens.
- Cliquez sur Nouveau technicien.
- Renseignez :
- Prénom / Nom
- Société
- E-mail / Téléphone
- Spécialité (plomberie, électricité, HVAC...)
- Notes
- Cliquez sur Enregistrer.
Compte utilisateur non requis
Un technicien externe n'a pas besoin d'un compte Front Desk. Il s'agit uniquement d'un référentiel de contact pour les ordres de travail.
Planifications de maintenance¶
Une planification définit une intervention récurrente sur un ou plusieurs équipements.
Créer une planification¶
- Accédez à Maintenance préventive → Planifications.
- Cliquez sur Nouvelle planification.
- Renseignez :
- Titre — ex. : "Révision chaudière principale"
- Équipements — sélectionnez les équipements concernés
- Récurrence — mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle...
- Priorité — Haute, Normale, Basse
- Délai de grâce — nombre de jours après la date prévue avant que l'ordre soit considéré en retard
- Responsable par défaut — technicien interne ou externe assigné automatiquement
- Description modèle — texte pré-rempli dans les ordres de travail générés
- Activez la planification avec le bouton Active.
- Cliquez sur Enregistrer.
Planifications actives et inactives¶
| État | Description |
|---|---|
| Active | Les ordres de travail sont générés automatiquement |
| Inactive | La planification est suspendue, aucun ordre n'est généré |
Ordres de travail¶
Un ordre de travail est généré automatiquement par le système selon les planifications actives, ou manuellement par un administrateur.
États d'un ordre de travail¶
En attente → En cours → Terminé
| État | Description |
|---|---|
| En attente | Ordre créé, intervention non démarrée |
| En cours | Le technicien a pris en charge l'intervention |
| Terminé | L'intervention est finalisée |
Réaliser un ordre de travail¶
- Ouvrez l'ordre de travail depuis la liste.
- Cliquez sur Démarrer — la date de prise en charge est enregistrée.
- Effectuez l'intervention.
- Joignez des photos avant/après ou un rapport signé via la section Documents.
- Ajoutez des commentaires pour détailler l'intervention.
- Cliquez sur Terminer — la date de clôture est enregistrée.
Documents d'un ordre de travail¶
Chaque ordre de travail accepte des documents :
- Photos avant/après l'intervention
- Rapports d'intervention signés
- Bons de livraison de pièces
Commentaires d'un ordre de travail¶
La section commentaires permet d'échanger des notes internes sur l'avancement de l'intervention entre techniciens et responsables.
Ordres de travail en retard¶
Un ordre de travail est en retard lorsque sa date d'échéance est dépassée et qu'il n'est pas encore terminé. Ces ordres sont mis en avant visuellement dans la liste.
Le délai de grâce défini dans la planification permet d'accepter un dépassement court sans déclencher une alerte.
Génération automatique¶
Le système génère les ordres de travail chaque nuit selon les planifications actives. Si une planification a une prochaine date d'exécution correspondant à la date du jour, un ordre de travail est créé automatiquement et assigné au responsable par défaut.
Idempotence
Le système ne crée jamais deux ordres de travail pour la même planification et la même date. Vous pouvez relancer la génération sans risque de doublon.