Registre de maintenance¶
Le Registre de maintenance centralise toutes vos interventions sur une plateforme accessible depuis n'importe quel appareil. Il permet de suivre chaque ticket en temps réel, d'attribuer des priorités, d'ajouter des photos et de recevoir des notifications instantanées.
Chaque demande est facilement assignée et suivie avec la possibilité d'ajouter des commentaires pour une meilleure collaboration entre les services.
Module à la carte
Le Registre de maintenance est un module optionnel, activé avec la Maintenance préventive. Les deux modules s'activent ensemble. Contactez le support Front Desk pour les activer.
Registre de maintenance ou Maintenance préventive ?
Ces deux modules répondent à des besoins différents et se complètent.
Le Registre de maintenance est orienté réactif : un membre de l'équipe constate un problème (fuite, panne, équipement défaillant) et ouvre un ticket en quelques secondes. C'est simple, rapide, accessible à tous. Il n'y a rien à configurer au préalable.
La Maintenance préventive est orientée proactif : vous gérez un catalogue d'équipements, planifiez des entretiens périodiques et suivez des ordres de travail. C'est plus structuré, plus proche d'un outil GMAO, et nécessite une mise en place initiale (référencement des équipements, définition des planifications).
Si vous débutez, commencez par le Registre de maintenance. Ajoutez la Maintenance préventive lorsque vous souhaitez structurer l'entretien planifié de vos équipements.
Fonctionnalités¶
- Ajout de photo via le téléphone ou le site web
- Exportation des tickets en cours en Excel/CSV
- Création de catégories (plomberie, électricité, peinture…)
- Historique complet des tickets clôturés depuis la création du compte
- Assignation et suivi de chaque intervention
- Commentaires pour la collaboration entre services
Vue d'ensemble¶
Tout membre de l'équipe peut créer un ticket de maintenance lorsqu'il constate un problème. Le ticket est ensuite assigné, suivi et clôturé une fois l'intervention terminée.
Tickets de maintenance¶
Créer un ticket¶
- Dans la barre latérale, cliquez sur Registre de maintenance.
- Cliquez sur le bouton Nouveau ticket.
- Remplissez le formulaire :
- Description — décrivez le problème de façon précise (minimum 3 caractères)
- Catégorie — type d'intervention (plomberie, électricité, peinture...)
- Localisation — chambre, espace ou zone concernée
- Priorité — Normale, Basse ou Haute
- Date d'échéance — date limite d'intervention souhaitée
- Assigner à — technicien responsable de l'intervention
- Photo — joignez une photo du problème si utile
- Cliquez sur Enregistrer.
Soyez précis dans la description
Une description claire comme "Fuite sous le lavabo, chambre 204, tache visible sur le meuble" permet une intervention plus rapide qu'une simple mention "problème plomberie".
États d'un ticket¶
Un ticket passe par trois états successifs :
En attente → En cours → Terminé
| État | Description |
|---|---|
| En attente | Ticket créé, intervention non démarrée |
| En cours | Le technicien a pris en charge l'intervention |
| Terminé | L'intervention est finalisée |
Changer l'état¶
- Démarrer : le technicien clique sur Démarrer l'intervention pour indiquer qu'il est en cours.
- Clôturer : une fois la réparation effectuée, il clique sur Marquer comme terminé.
- Rouvrir : si le problème persiste, un ticket terminé peut être rouvert.
Priorités¶
| Priorité | Usage recommandé |
|---|---|
| Haute | Urgence — impact direct sur les clients ou la sécurité |
| Normale | Intervention dans les délais habituels |
| Basse | Confort, peut attendre la prochaine planification |
Notifications¶
- Lorsqu'un ticket vous est assigné, vous recevez une notification.
- Un rapport hebdomadaire liste les tickets en retard (dont la date d'échéance est dépassée) et est envoyé par e-mail aux membres qui ont activé cette option dans leur profil.
Commentaires¶
Chaque ticket dispose d'une section commentaires pour suivre l'avancement de l'intervention :
- Notes du technicien pendant les travaux
- Questions ou précisions de l'équipe
- Information de suivi après intervention
Cliquez sur Commenter sous le ticket pour ajouter une note.
Catégories de maintenance¶
Les catégories permettent de classer les tickets par type d'intervention. Elles sont gérées par un administrateur dans les paramètres de l'établissement.
Exemples courants : - Plomberie - Électricité - Peinture / Dégradation - Mobilier - Équipements techniques - Jardins / Extérieurs
Filtres et recherche¶
Sur la liste des tickets, vous pouvez filtrer par :
- État (en attente, en cours, terminé)
- Priorité
- Catégorie
- Assigné à
- Date d'échéance
Tickets en retard¶
Un ticket est considéré en retard lorsque sa date d'échéance est dépassée et qu'il n'est pas encore terminé. Ces tickets sont mis en avant visuellement dans la liste.
Retards récurrents
Surveillez la liste des tickets en retard chaque matin. Ils peuvent indiquer des problèmes qui impactent l'expérience client.