Checklists¶

Le module Checklists fournit une approche organisée pour la gestion des tâches afin de réduire les oublis et les erreurs. Il permet de créer des listes de contrôle pour standardiser et tracer les procédures quotidiennes : ouverture, fermeture, nettoyage, vérification de sécurité, etc.

Fonctionnalités¶

Création de checklists récurrentes (quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles, annuelles)
Commentaires ou ajout de pièces jointes sur chaque checklist
Historique des personnes qui ont validé les tâches
Duplication des checklists

Vue d'ensemble¶

Une checklist est une liste de tâches à accomplir, associée à une fréquence de répétition. Chaque tâche peut être cochée, ignorée (avec justification) ou commentée par les membres assignés.

Checklists publiques et privées¶

Type	Description
Publique	Accessible et réalisable par tous les membres de l'établissement
Privée	Limitée aux membres explicitement assignés à la checklist

Pour rendre une checklist privée, assignez-lui des membres lors de sa création. Sans aucun membre assigné, elle est considérée publique.

Créer une checklist¶

Dans la barre latérale, cliquez sur Checklists.
Cliquez sur Nouvelle checklist.
Renseignez :
Titre — nom de la checklist
Description — contexte ou instructions générales
Récurrence — fréquence d'exécution (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle...)
Membres — laissez vide pour une checklist publique, ou assignez des membres spécifiques
Ajoutez les tâches (voir ci-dessous).
Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter des tâches¶

Chaque checklist contient une ou plusieurs tâches ordonnées.

Pour chaque tâche, vous pouvez définir :

Champ	Description
Titre	Intitulé clair et actionnable
Description	Instructions détaillées si nécessaire
Ordre	Position dans la liste
Pièce jointe	Document ou procédure de référence
Récurrence propre	Si cette tâche a une fréquence différente du reste de la checklist

Checklists récurrentes¶

Une checklist récurrente génère automatiquement des occurrences selon la règle définie.

Exemples : - Ouverture quotidienne — une occurrence créée chaque matin - Vérification hebdomadaire — chaque lundi - Contrôle mensuel — le premier jour du mois

Chaque occurrence est indépendante : vous cochez les tâches pour la date du jour sans affecter les occurrences passées ou futures.

Réaliser une checklist¶

Ouvrez la checklist correspondant à la période en cours.
Pour chaque tâche :
Cliquez sur la case pour la marquer comme réalisée, ou
Cliquez sur Ignorer / Non applicable si la tâche ne s'applique pas.
Si vous ignorez une tâche, une justification est obligatoire.

Traçabilité

Pour chaque tâche complétée, le système enregistre votre nom, la date et l'heure. Cela garantit une traçabilité complète pour les audits et contrôles qualité.

Tâches ignorées (non applicables)¶

Lorsqu'une tâche n'est pas applicable (équipement hors service, situation exceptionnelle), vous pouvez la marquer Non applicable.

Une note explicative est obligatoire pour documenter la raison. Cette information est conservée dans l'historique.

Checklists non récurrentes¶

Si vous créez une checklist sans récurrence, elle est disponible en permanence et ses tâches peuvent être cochées à tout moment, sans contrainte de date.

Ce format convient pour : - Les procédures ponctuelles - Les audits ou contrôles d'entrée - Les checklists de départ de séjour

Historique et suivi¶

Chaque checklist conserve un historique complet des complétions :

Qui a complété quelles tâches
À quelle date et heure
Les justifications pour les tâches ignorées

Cet historique est accessible depuis la fiche de la checklist.

Conseils d'utilisation¶

Bonnes pratiques

Rédigez les tâches sous forme d'actions courtes : "Vérifier le niveau du distributeur de savon", pas "Savon".
Ajoutez des pièces jointes pour les tâches qui requièrent une procédure spécifique.
Pour les vérifications de sécurité, utilisez toujours la lecture obligatoire ou la signature d'équipe.
Limitez une checklist à 15-20 tâches pour qu'elle reste utilisable sur le terrain.